Lanjutkan Program On The Job Training, Tim SDM UIN Jakarta Perkuat Skill di Universitas Gadjah Mada

Tim kerja SDM UIN Syarif Hidayatullah Jakarta melanjutkan Program On The Job Training (OJT) di Universitas Gadjah Mada (UGM). Setelah Universitas Indonesia, UGM menjadi lokasi kedua untuk program OJT Tim SDM UIN Jakarta. Bertempat di Gedung Pusat UGM Lantai 1 Sayap Selatan, Bulaksumur, Yogyakarta, Senin (18/11/24) kegiatan ini resmi dibuka. Program ini  berlangsung selama empat hari dari tanggal 18 s.d 21 November 2024.

Kegiatan ini dibuka oleh Sekretaris Direktorat Sumber Daya Manusia (DSDM) UGM, Endri Heriyanto, S.H.,M.Kn. Direktorat Sumber Daya Manusia merupakan salah satu dari dua belas direktorat yang diberi mandat sebagai bagian dari unsur pelaksana administrasi dan pengembangan yang diatur dalam Peraturan Rektor tentang Organisasi dan Tata Kerja UGM. DSDM dipimpin oleh Direktur, Prof. Suadi, S.Pi.,M.Agr.Sc.,Ph.D. Struktur organisasi DSDM UGM sendiri terdiri dari 4 (empat) Subdirektorat yaitu : Subdirektorat Rekrutmen dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, Evi Noor Widyaningsih, S.E.,MBA, Subdirektorat Asesmen dan Pelatihan, Erna Kartini, S.E.,MBA, Subdirektorat Karir dan Layanan Analis Informasi Sumber Daya Manusia, Poniyem, S.E.,MPA, dan Subdirektorat Kinerja dan Remunerasi, Eko Yulianto, S.E.,M.Acc.

Sekretaris Direktorat Sumber Daya Manusia (DSDM) UGM, Endri Heriyanto, S.H.,M.Kn, dalam sambutannya menyambut baik dan mengapresiasi program OJT yang diinisiasi oleh Tim SDM UIN Jakarta, karena menurutnya belum ada kegiatan seperti ini sebelumnya. Dari Tim SDM UIN Jakarta dihadiri oleh Ketua Tim Kerja SDM dan peserta program OJT yang terdiri dari anggota Tim SDM dan perwakilan dari PIC Kepegawain Fakultas. Ketua Tim Kerja SDM UIN Jakarta, Naili Ulva Sa’adah menjelaskan bahwa Program OJT merupakan salah satu bentuk pengembangan kompetensi pegawai untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan serta mempelajari pola kerja yang ada di Perguruan Tinggi Negeri lain.

Setelah kegiatan pembukaan dilanjutkan dengan sharing session bersama Subdirektorat Asesmen dan Pelatihan. Subdirektorat yang mempunya fungsi dalam pelaksanaan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia serta peningkatan kapasitas dan keterampilan nonteknis sumber daya manusia ini menjelaskan bahwa DSDM mewajibkan pegawai tetap baik dosen maupun tenaga kependidikan untuk mengikuti Pelatihan Dasar (Latsar) sebagaimana latsar yang diwajibkan untuk CPNS. Latsar merupakan bagian dari pengembangan SDM yang wajib dilaksanakan dalam masa orientasi. Tujuan dari Latsar ini adalah pengenalan nilai-nilai, struktur organisasi, budaya kerja, kebijakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan kebijakan pengelolaan SDM di UGM, latsar ini diselenggarakan secara hybrid. Selain latsar, subdirektorat ini juga melaksanakan pelatihan setiap tahunnya seperti: pelatihan peningkatan keterampilan dasar, pelatihan pelayanan prima, pelatihan transformasi digital, pelatihan dasar intelijen, pelatihan purnabakti, dan lainnya.

Selanjutnya dihari kedua, peserta OJT bergabung dengan  Subdirektorat Kinerja dan Remunerasi. Subdirektorat ini menjalankan fungsinya sebagai pengelolaan kinerja dosen dan tenaga kependidikan, pengelolaan remunerasi dosen dan tenaga kependidikan serta pengelolaan penghargaan dan pembinaan SDM. Remunerasi diberikan setiap bulan berdasarkan kinerja, dan koefisien beban kerja dengan persentase sesuai tingkat jabatan. Selain BPJS Kesehatan, UGM juga memberikan fasilitas tambahan yaitu pemberian layanan pemeriksaan kesehatan tahunan kepada pegawai dihari ulang tahunnya dan fasilitas ini tidak bisa diuangkan.

Hari ketiga, peserta OJT ditempatkan di Subdirektorat Karir dan Layanan Analis Informasi Sumber Daya Manusia. Subdirektorat ini bertugas merancang dan mengelola karir, mutasi dan layanan SDM dengan beberapa fungsi yaitu: pengelolaan karir dan mutasi dosen dan tenaga kependidikan, pengelolaan tata kelola dan analisa informasi SDM serta pengelolaan layanan pelaporan dan pemenuhan service level agreement. Subdirektorat ini berperan dalam memfasilitasi pegawai dari mulai proses rekrutmen sampai dengan proses pengembangan dan peningkatan karir pegawai. Universitas Gadjah Mada telah menggunakan system terintegrasi yaitu  Sistem Layanan HR Terintegrasi (Sinergi) yang memiliki konsep otomasi pelayanan adminsitrasi kepegawaian dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Sinergi ini merupakan salah satu dari program PrimaSDM yang mana program ini merupakan program integrasi simplifikasi pelayanan SDM. PrimaSDM sendiri merupakan program perbaikan secara komprehensif untuk meningkatkan kualitas layanan bidang ke-SDM-an dengan cara mengintegrasikan seluruh layanan dan mensimplifikasikan beberapa prosedur layanan dengan memanfaatkan teknologi informasi komunikasi, serta melakukan perubahan mindset, budaya kerja, dan peningkatan kualitas pegawai Direktorat Sumber Daya Manusia. PrimaSDM memiliki tujuan utama untuk meningkatkan kepuasan pelanggan Direktorat SDM, terutama Dosen dan Tenaga Kependidikan, dan juga untuk memperbaiki kelemahan sistem pelayanan yang lama. Program PrimaSDM ini masuk ke dalam Top 99 Inovasi Pelayanan Publik pada tahun 2020.

Kegiatan dihari keempat yaitu peserta OJT ditempatkan bersama Subdirektorat Rekrutmen dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Tugas dari subdirektorat ini mengelola dan menyelenggarakan SDM dengan fungsi yaitu pengelolaan rencana strategi SDM, pengelolaan rekrutmen dan pengelolaan SDM dosen, pengelolaan rekrutmen dan pengembangan tenaga kependidikan. DSDM UGM mempunyai pola rekrutmen yang sama dengan pola rekrutmen CASN, yaitu tahapannya terdiri dari Seleksi Administrasi, Seleksi Kompetensi Dasar (SKD), dan Seleksi Kompetensi Bidang (SKB). Proses verifikasi melibatkan seluruh unit kerja/fakultas yang membuka kebutuhan, sedangkan SDM berperan sebagai supervisi. Kegiatan rekrutmen dilakukan setiap tahun dengan merujuk kebutuhan dari unit yang sudah dianalisis oleh SDM UGM. Kemudian dihari keempat ini dilanjutkan dengan penutupan yang dihadiri oleh beberapa subdirektorat, harapan dari program OJT ini yaitu terjalinnya kerjasama antara UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan Universitas Gadjah Mada yang berkelanjutan dalam hal program pelatihan dalam bentuk OJT, karena program OJT ini memang dibutuhkan oleh tenaga kependidikan untuk peningkatan wawasan, skill dan pengetahuan. Selain itu, diharapkan program OJT ini dapat dikembangkan oleh semua fakultas atau unit di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.  (FH)