Dalam rangka peningkatan kualitas pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan penguatan tata kelola kepegawaian di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Tim Kerja SDM UIN Jakarta laksanakan kegiatan Pembelajaran Best Practice Pengelolaan SDM Perguruan Tinggi ke Direktorat Sumber Daya Manusia Institut Teknologi Bandung (ITB) pada hari Rabu s.d. Jumat, 19 s.d. 21 November 2025. Bertempat di Gedung Direktorat SDM ITB yang beralamat di Jalan Tamansari 64 Bandung, kegiatan ini diikuti oleh Ketua Tim Kerja SDM, Analis SDM Aparatur, Arsiparis, Pranata Komputer, Analis Hukum dan Pengelola Layanan Operasional di lingkungan Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian.

Tim Kerja SDM UIN Jakarta resmi diterima oleh Direktur Direktorat SDM ITB, Prof. Dr.rer.nat. Mutiara Rachmat Putri, S.Si.,M.Si. Direktorat SDM berada dibawah koordinasi Wakil Rektor Bidang Sumber Daya. Dalam struktur organisasinya, Direktorat SDM dipimpin oleh seorang Direktur dan dibawahnya ada Deputi Direktur dimana membawahi tiga Kepala Subdirektorat, yaitu Kepala Subdirektorat Remunerasi dan Kesejahteraan Pegawai, Kepala Subdirektorat Remunerasi dan Kesejahteraan Pegawai, dan Kepala Subdirektorat Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Selain itu terdapat tiga Kepala Seksi yang terdiri dari Kepala Seksi Data dan Monitoring Pegawai, Kepala Seksi Remunerasi dan Verifikasi Belanja Pegawai dan Kepala Seksi Anggaran Belanja Pegawai serta didukung juga oleh Kepala Sekretariat yang memastikan kelancaran layanan administrative di lingkungan direktorat.

Direktur Direktorat SDM ITB, Prof. Dr.rer.nat. Mutiara Rachmat Putri, S.Si.,M.Si menyampaikan apresiasi atas program yang digagas oleh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Ia menjelaskan bahwa program Pembelajaran Best Practice ini merupakan yang pertama kali diselenggarakan di ITB, karena sebelumnya kegiatan yang dilakukan bersama instansi lain biasanya berbentuk benchmarking. “Semoga program ini bermanfaat untuk UIN Jakarta khususnya dalam pengelolaan SDM menuju Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTN BH), dimana ITB telah lebih dahulu melakukan peralihan sebagai PTN BH”, ujar Prof. Mutiara. 

Dari Tim Kerja SDM UIN Jakarta yang diwakili oleh Ketua Tim Kerja SDM UIN Jakarta, Naili Ulva Sa’adah menjelaskan bahwa Program Pembelajaran Best Practice merupakan kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh wawasan, pengalaman, dan praktik terbaik dalam pengelolaan SDM di lingkungan perguruan tinggi negeri berbasis digital, khususnya terkait sistem rekrutmen, pengembangan kompetensi, penilaian kinerja, dan tata kelola data kepegawaian. Melalui kegiatan ini, peserta memperoleh pemahaman mendalam mengenai implementasi manajemen SDM pada Direktorat Sumber Daya Manusia ITB serta strategi penguatan kapasitas kelembagaan SDM yang dapat diadaptasi oleh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menuju Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum.

Setelah itu, kegiatan dilanjutkan dengan sharing session bersama Tim Direktorat SDM ITB, Transformasi SDM ITB terintegrasi dalam program Human Capital Management (HCM) Transformation yang menjadi bagian dari Renstra ITB 2021–2025. Transformasi Human Capital Management (HCM) ITB telah melaksanakan transformasi HCM untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan SDM. Fokus transformasi (2021–2023) meliputi: (1) Optimalisasi dan integrasi data SDM pada Human Resource Information System (HRIS), (2) Penyusunan profil jabatan berbasis kopetensi, (3) Penguatan sistem manajemen kinerja, (4) Restrukturisasi sistem remunerasi dan penggajian, (5) Program manajemen perubahan untuk seluruh pegawai. Transformasi ini menempatkan SDM sebagai modal insani strategis, bukan sekadar entitas administratif.

Selanjutnya dihari kedua, Tim Kerja SDM UIN Jakarta melakukan observasi langsung ke unit-unit terkait pengelolaan SDM, mulai dari proses administrasi, termasuk pengembangan kompetensi, layanan kepegawaian, sampai dengan sistem informasi SDM. ITB menggunakan Human Resources Information System (HRIS) untuk sistem pengelolaan SDM. HRIS menjadi fondasi transformasi HCM ITB, dengan fungsi yaitu: integrasi data pegawai, pencatatan aktivitas dan kinerja, kontrol pembayaran agar tidak terjadi duplikasi serta mendukung sistem remunerasi dan manajemen karier berbasis data.

Selain itu, komposisi pegawai di ITB terbagi dalam beberapa kategori. Pertama, Dosen dan Tenaga Kependidikan (Tendik) yang berstatus PNS dan Tetap PTNBH. Kedua, Tendik Kontrak Jasa Perorangan (KJP), yaitu tenaga kependidikan yang direkrut melalui perusahaan dan berbasis kompetensi tertentu terutama pada bidang riset dan kerja sama. Ketiga, tenaga alih daya yang dikelola melalui Direktorat Logistik. Untuk kategori SDM KJP, ITB membagi tiga jenis, yakni tenaga ahli profesional bersertifikat, tenaga ahli profesional tidak bersertifikat dan tenaga pendukung. Mekanisme pengusulan KJP dilakukan oleh masing-masing unit kerja melalui sistem. Setelah itu, pengajuan pembayaran melalui Kasubdit Remunerasi dan Kesejahteraan Pegawai dan proses pembayaran oleh Direktorat Keuangan.

SDM di ITB juga diperkuat melalui program magang mahasiswa, yaitu program penempatan mahasiswa berprestasi yang mendapatkan beasiswa dan dikelola oleh Direktorat Kemahasiswaan. Setiap semester, para mahasiswa magang tersebut ditempatkan di berbagai unit kerja untuk mendukung operasional dan pengembangan layanan. Program magang mahasiswa berprestasi ini dinilai sebagai salah satu praktik baik yang dapat diadopsi oleh UIN Jakarta dalam rangka memperkuat pengelolaan SDM dan memberikan ruang pembelajaran praktis bagi mahasiswa.

Pada dasarnya, ITB memiliki praktik unggul dalam implementasi Human Capital Management (HCM) yang mencakup HRIS, manajemen kinerja berbasis kompetensi, pengembangan karier, serta mekanisme perencanaan dan pengembangan SDM yang sudah matang. Pembelajaran best practice di ITB memberikan wawasan langsung mengenai strategi, mekanisme, dan inovasi dalam pengelolaan SDM modern yang dapat diadaptasi oleh UIN, khususnya dalam penguatan sistem digital, proses bisnis SDM, dan tata kelola organisasi. Penerapan hasil pembelajaran di UIN akan mendukung transformasi digital dan peningkatan kualitas layanan SDM, melalui pengembangan aplikasi, penyempurnaan proses administrasi, peningkatan kompetensi pegawai, serta penguatan pengambilan keputusan berbasis data. (FH)

Dokumentasi : Fakih, Lita